Cementos Argos S A : Instructivo Asamblea Virtual

Instructivo

Reunión Extraordinaria no Presencial

Asamblea de Accionistas Cementos Argos S.A.

22 de junio 2023

A continuación, se presentan las instrucciones (el "Instructivo") para la participación en la reunión extraordinaria no presencial de la Asamblea de Accionistas ("Asamblea") de Cementos Argos S.A. (la "Compañía") que se llevará a cabo el próximo 22 de junio de 2023, a las 11:00 a.m.

1. Asuntos generales

a. Modalidad de la reunión

La reunión extraordinaria de Asamblea de la Compañía se realizará de manera no presencial de conformidad con lo establecido en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 398 de 2020.

Invitamos a los accionistas para que el día de la reunión tomen las medidas para garantizar un funcionamiento adecuado de su conexión a internet y los medios necesarios para participar en la reunión. Para un mejor funcionamiento del proceso de votación, sugerimos conectarse a través de un computador, evitando el uso de dispositivos móviles para tal fin.

b. Proceso de registro necesario para participar en la reunión

Para acceder a la sala virtual, verificar su identidad, hacer sus intervenciones mediante el chat y ejercer el derecho de voto, los señores accionistas deberán realizar un proceso de registro, cuyas instrucciones se encuentran en el Capítulo II del presente documento.

c. Plazo para realizar el registro

El registro estará habilitado a partir del 10 de junio de 2023 a las 8:00 a.m., hora Colombia, día en que se ha publicado la convocatoria a la Asamblea, hasta el miércoles 21 de junio de 2023 a la 1:00 p.m., hora de Colombia.

d. Forma de acceso a la reunión

Para el efecto, se habilitará el INGRESO a una sala virtual cuyo link estará disponible en nuestro sitio web ir.argos.co/Gobierno-corporativo/Asamblea-de-accionistas.

e. Personas autorizadas para participar en la reunión

El acceso a la sala virtual de accionistas se dará sólo a los accionistas, a sus apoderados o representantes legales y al personal de la administración necesario para el desarrollo de la reunión.

f. Grabación de la reunión

En atención a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, la reunión será grabada. Para tal fin, los accionistas darán autorización para el tratamiento de sus datos personales al momento de su registro (el sistema brindará la opción para otorgar la referida autorización). Adicionalmente, al tratarse de un hecho noticioso la Compañía podrá capturar directamente o a través de terceros, imágenes y videos que podrían ser divulgadas a través de cualquier medio.

g. Intervenciones

Los accionistas y apoderados podrán participar e interactuar en la reunión por medio de mensajería escrita instantánea, simultánea y/o sucesiva a través del "chat" de la sala virtual.

h. Orden del día de la Asamblea

En atención a la parametrización de la reunión virtual, no será posible someter a consideración de la Asamblea de Accionistas cualquier punto que no se hubiese incluido dentro del orden del día publicado en el aviso de convocatoria.

i. Otorgamiento de poderes

Los accionistas que no puedan conectarse a la reunión podrán hacerse representar mediante poder otorgado en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, cuyos requisitos legales serán verificados y en ningún caso podrán actuar como apoderados los administradores o empleados de Cementos Argos S.A.. Un modelo de poder para hacerse representar en la reunión está a disposición de los accionistas en la página web ir.argos.co/Gobierno-corporativo/Asamblea-de-accionistas.

j. Verificación de identidad de los señores accionistas

La identidad de los asistentes se verificará de la siguiente manera:

• Mediante la validación de los datos suministrados por los accionistas en el Formato de Registro, la información contenida en el libro de registro de accionistas y los documentos enviados en el caso de apoderados o representantes legales.
• A través de la validación de identidad de los accionistas, sus apoderados o representantes legales al momento de ingresar a la sala virtual mediante el ingreso del código de acceso, personal e intransferible, que será suministrado al momento del ingreso de conformidad con el Anexo al presente instructivo disponible en nuestra página web ("Anexo").

k. Verificación del quorum

Se verificará la continuidad del quorum durante la reunión, a partir de la información que la sala virtual brinda en tiempo real sobre el número de acciones representadas en el inicio, desarrollo y culminación de la reunión.

l. Asistencia técnica

En el evento en que los accionistas requieran hacer alguna consulta sobre el funcionamiento del mecanismo virtual o requieran apoyo técnico para el registro o para acceder a la sala virtual de la Asamblea, pueden realizarlo a través del chat de asistencia técnica disponible en el link de acceso a la sala virtual o pueden comunicarse de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. a la línea gratuita de atención al accionista 01 8000 111901, a la línea local (601) 3077127 en Bogotá, al correo electrónico [e-mail].

m. Horario para el ingreso a la Asamblea

Los accionistas podrán acceder a la Asamblea desde las 10:30 a.m. del 22 de junio de 2023.

1. Registro

Los accionistas de la Compañía interesados en participar en la Asamblea deberán realizar un registro a la reunión, conforme a las instrucciones que a continuación se exponen.

a. ¿Cómo realizar el registro?

Los accionistas deberán diligenciar el formato disponible en la página web de la Compañía ir.argos.co/Gobierno-corporativo/Asamblea-de-accionistas("Formato de Registro").

En el Formato de Registro se enuncian los requisitos y anexos requeridos según cada caso, los cuales deben ser enviados junto con el Formato de Registro diligenciado y firmado al correo [e-mail].

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al envío de la información, la Compañía notificará al correo del accionista, si el registro fue exitoso o si se observó alguna inconsistencia en la información proporcionada, con el fin de que pueda subsanarla. La fecha límite para subsanar las inconsistencias identificadas será el 21 de junio de 2023 a la 1:00 p.m., hora de Colombia. Enviando la información al correo [e-mail].

b. ¿Cuál es el plazo para realizar el registro?

El registro estará habilitado a partir del 10 de junio del 2023 a las 8:00 a.m. hora Colombia, día de publicación de la convocatoria a la reunión de la Asamblea, hasta el miércoles 21 de junio de 2023 a la 1:00 p.m., hora de Colombia.

III. Acceso a la sala virtual

El día de la Asamblea, los asistentes deberán ingresar a la sala virtual través del link disponible en el sitio web ir.argos.co/Gobierno-corporativo/Asamblea-de-accionistas, ya sea por medio de

computador o dispositivo móvil, mediante la cual los accionistas podrán seguir la Asamblea, intervenir y ejercer su derecho de voto.

Para ingresar a la sala virtual deberá seguir las instrucciones enunciadas en el Anexo.

Una vez se ingrese a la sala virtual, el accionista, o su representante legal o apoderado, podrá encontrar 4 secciones en su pantalla: 1. la transmisión en vivo de la Asamblea, 2. el panel de votación, 3. un botón de acceso al chat exclusivo de ayuda técnica, 4. un botón de acceso al chat exclusivo de WhatsApp a través del cual los accionistas podrán, en tiempo real, hacer intervenciones, preguntas y comentarios sobre los asuntos de la Asamblea, chat que estará habilitado únicamente durante el mismo día de la Asamblea.

IV. Votación

Para el proceso de votación se deberán seguir las instrucciones enunciadas en el Anexo.

NOTA: La Compañía podrá actualizar el presente instructivo en caso de que lo considere necesario a efectos de proporcionar mayor claridad a los señores accionistas.