Agroguachal S A : Decisiones de Junta Directiva

AGROGUACHAL S. A.

Nit. 891301676-3

AGROGUACHAL S. A.

POLÍTICA PARA EVITAR PRÁCTICAS ILEGALES, NO AUTORIZADAS O INSEGURAS

En cumplimiento a la Circular Básica Jurídica 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia, la Junta Directiva de la Sociedad Agroguachal S. A., por unanimidad, designó a la Secretaria de Juntas y al Director Financiero (en caso de ausencia de la Secretaria de Juntas); como responsable de verificar el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en los Artículos 184 y 185 del Código de Comercio, en el Artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y demás normas concordantes, con el fin de evitar la realización de prácticas ilegales, no autorizadas e inseguras en la representación de los accionistas, durante el proceso previo y en la celebración de la próxima Reunión Ordinaria de la Asamblea General de Accionistas, el día 19 de marzo de 2021.

En el mismo sentido y en cumplimiento de lo dispuesto por la Junta Directiva, y con el fin de requerir a todos los funcionarios, administradores y representantes legales de Agroguachal S. A., en relación con la recepción de poderes otorgados por los accionistas para la Reunión Ordinaria de la Asamblea General de Accionistas que se llevará a cabo el 19 de marzo de 2021, a continuación se transcriben las normas relacionadas con "Prácticas Ilegales, no Autorizadas e Inseguras de los Emisores de Valores", las cuales son de obligatorio y estricto cumplimiento:

"Circular Básica Jurídica 029 de 2014 - Superintendencia Financiera de Colombia

Parte III - Mercado Intermediado

Título I - Emisores de Valores Capítulo VI Practicas Inseguras y No Autorizadas

1. PRÁCTICAS ILEGALES, NO AUTORIZADAS E INSEGURAS DE LOS EMISORES DE VALORES.

1. En relación con la representación de sus accionistas en las asambleas: En la medida en que pueden constituir contravención a lo dispuesto en los arts. 184 y 185 del C.Cio. y el art. 23 de la Ley 222 de 1995, en particular los numerales 2, 6, y 7, los emisores de valores deben abstenerse de realizar directa o indirectamente las siguientes conductas:

1. Incentivar, promover o sugerir a los accionistas el otorgamiento de poderes donde no parezca claramente definido el nombre del representante para las asambleas de accionistas de las respectivas sociedades.
2. Recibir de los accionistas poderes para las reuniones de asamblea, donde no aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante.
3. Admitir como válidos poderes conferidos por los accionistas, sin el lleno de los requisitos establecidos en el art. 184 del C.Cio, para participar en asambleas de accionistas.
4. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir o determinar el nombre de quienes actuarán como apoderados de los accionistas en las asambleas.
5. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, recomendar a los accionistas que voten por determinada lista.
6. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar, convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la presentación en la asamblea de propuestas que hayan de someterse a su consideración.
7. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la votación a favor o en contra de cualquier proposición que se presente en la misma. En todo caso los administradores o los empleados de la sociedad emisora de acciones, podrán ejercer los derechos políticos inherentes a sus propias acciones y a aquellas que representen cuando actúen en calidad de representantes legales.

1. Medidas correctivas y de saneamiento: En el evento en que se presente alguna de las situaciones previstas en el numeral anterior se deberá proceder de la siguiente manera:

1. Los administradores deben devolver a sus poderdantes los poderes que pudieren contravenir lo prescrito en el numeral anterior.

Corregimiento El Guanabanal

Apartado 101 - Celular 310-8227446

Palmira - Valle

AGROGUACHAL S. A.

Nit. 891301676-3

1. Los administradores deben informar a los accionistas que los poderes no pueden conferirse a personas vinculadas directa o indirectamente con la administración o con los empleados de la sociedad.
2. Los administradores no pueden recibir poderes especiales antes de la convocatoria por medio de cual se informe los asuntos a tratar en la asamblea respectiva.
3. Los administradores deben adoptar todas las medidas necesarias para que los funcionarios de la respectiva sociedad obren con neutralidad frente a los distintos accionistas.
4. Los administradores deben, previa a la celebración de la asamblea de accionistas, adoptar todas las medidas apropiadas y suficientes para garantizar la participación efectiva de los accionistas en la asamblea y el ejercicio de sus derechos políticos.
5. Las juntas directivas de las sociedades emisoras de acciones están obligadas a establecer por escrito medidas apropiadas y suficientes, orientadas a asegurar que no se incurra en las prácticas inseguras y no autorizadas señaladas en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo. Tales medidas deben estar dirigidas a los representantes legales, administradores y demás funcionarios de la respectiva sociedad, para asegurar que éstos den un trato equitativo a todos los accionistas de la misma.
6. Para tal efecto, la respectiva junta directiva debe adoptar por escrito mecanismos de control y diseñar y poner en práctica procedimientos específicos y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.
7. Los miembros de la junta directiva deben requerir antes de cada asamblea a los funcionarios responsables de verificar el cumplimiento de los procedimientos a los que se refiere el inciso anterior, con el fin de que se les informe sobre el cumplimiento de lo dispuesto en desarrollo del presente subnumeral, y deben tomar las medidas necesarias para remediar las posibles falencias detectadas por los mencionados funcionarios responsables de la verificación.
8. Las medidas y mecanismos a que se refiere el presente subnumeral deben ser informadas por el presidente de la junta directiva al mercado en general, por conducto del Superintendente delegado para emisores, portafolios de inversión y otros agentes, de manera previa a la celebración de la respectiva asamblea de accionistas."

"ART. 184 del Código de Comercio (Modificado por el art. 18 de la Ley 222 de 1995): Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se señalen en los estatutos. Los poderes otorgados en el exterior, sólo requerirán las formalidades aquí previstas."

"ART. 185 del Código de Comercio. Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran. Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de liquidación."

Así mismo, los señores Directores, por unanimidad, solicitan a los representantes legales, administradores y demás funcionarios de la sociedad, dar estricto cumplimiento al contenido de las normas indicadas, para que entre otros aspectos, se asegure un trato equitativo a todos los accionistas, y piden además, que se informe oportunamente a este cuerpo colegiado, sobre las actividades desarrolladas y sobre las posibles falencias que se detecten.

Cualquier queja o reclamación será recibida en el correo electrónico [e-mail] o en el teléfono 310 822 7446 de la ciudad de Palmira, Valle del Cauca. La responsable de la verificación informará a la Junta Directiva acerca del cumplimiento de estas medidas. En caso de presentarse eventos que contravengan alguna de las normas transcritas se adoptarán los correctivos del caso.

Palmira, enero de 2021.

Corregimiento El Guanabanal

Apartado 101 - Celular 310-8227446

Palmira - Valle