REGLAMENTO DEL ÓRGANO

DE CUMPLIMIENTO

Fecha: 18/12/2023

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COMPAÑÍA LEVANTINA DE

EDIFICACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS S.A. Y SOCIEDADES QUE INTEGRAN GRUPO CLEOP

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1. Introducción

El Consejo de Administración del Grupo CLEOP, dentro de las medidas de cumplimiento normativo emanadas de su Comisión de Auditoría, encargó al Comité de Ética de esta organización la actualización del sistema de cumplimiento normativo que, entre otras medidas como la actualización del Código Ético y de Conducta, debe incluir el establecimiento del Reglamento del Órgano de Cumplimiento, en el que se establecen y pautan las competencias y responsabilidades del mismo en esta materia.

De esta forma, el presente Reglamento del Órgano de Cumplimiento del Grupo CLEOP forma parte y se integra en el Sistema de Cumplimiento Normativo y en el conjunto de Normas de Gobierno Corporativo de la organización.

2. Objeto y ámbito de actuación

De acuerdo con las previsiones contenidas en el Código Ético y de Conducta del Grupo CLEOP aprobado por su Consejo de Administración, el Órgano de Cumplimiento deberá velar por la prevención de riesgos penales y por el adecuado cumplimiento normativo tanto de ámbito legal, como de carácter interno.

El presente reglamento, por tanto, tiene como principal finalidad definir los elementos fundamentales que van a regir el funcionamiento del Órgano de Cumplimiento del Grupo CLEOP (a partir de ahora, Compliance Officer). De esta forma, se concretan en este reglamento la composición, nombramiento, dependencia, atribuciones y funciones del mismo.

El ámbito de actuación del Compliance Officer abarca toda la actividad que se pueda desarrollar en cualquiera de las empresas del Grupo CLEOP y de las UTE que, a través de las mismas, se puedan constituir, así como por las personas que las compongan.

El Compliance Officer llevará a cabo sus gestiones de acuerdo a lo regulado en el presente reglamento, pudiendo actuar tanto de oficio, como a instancia de cualquier grupo de interés del Grupo CLEOP.

3. Composición y nombramiento

Se sigue con el esquema existente en el anterior sistema de cumplimiento, siendo el Órgano de Cumplimiento unipersonal, ello con independencia de que, por las posibles circunstancias que concurran (crecimiento de la actividad, diversificación, norma legal…), se pueda decidir por el Consejo de Administración que este órgano pueda pasar a ser colegiado, en cuyo caso, se modificará el presente reglamento a efectos de definir su sistema de gestión colegiada.

El nombramiento de la persona o personas que deban componer el Órgano de Cumplimiento se realizará por el Consejo de Administración, a propuesta de su Comisión de Auditoría, siendo aconsejable que las personas designadas cumplan parcialmente o totalmente los siguientes requisitos:

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  • Pertenecer o haber pertenecido a los equipos de dirección de cualquiera de las empresas del grupo
  • Disponer de formación o experiencia en el ámbito jurídico o en trámites legales y procedimentales.
  • Tener amplios conocimientos de nuestra estructura y nuestra actividad profesional
  • Disponer de habilidades suficientes en comunicación y coordinación.

El nombramiento, ratificación, destitución o cese de cualquier miembro del Compliance Officer deberá ser aprobada por el Consejo de Administración y deberá ser recogida en el Acta de la Reunión donde se decida cualquiera de las situaciones previas.

4. Dependencia

El Compliance Officer dependerá funcionalmente del Consejo de Administración del Grupo CLEOP, a quien rendirá cuentas de su actuación a través de su Comisión de Auditoría o directamente si así se requiriera por el órgano de administración.

5.- Atribuciones

Para el adecuado ejercicio de sus funciones el Compliance Officer deberá llevar a cabo su actividad de acuerdo a las siguientes atribuciones:

  • Autonomía: En el ejercicio de sus funciones, el Compliance Officer dispondrá de poderes autónomos de iniciativa y control, estando únicamente sometido a lo especificado por el presente reglamento o a las órdenes que pueda recibir del órgano de administración.
  • Independencia: El Compliance Officer dispondrá en su actuación de libertad de criterio. Si ejerciera otras funciones distintas a las reguladas en este reglamento, éstas no deberán repercutir al objeto de la tutela del Compliance Officer ni suponer cualquier condicionante que menoscabe su libertad de actuación.
  • Potestad: El Compliance Officer está facultado para, respetando el normal funcionamiento del Grupo CLEOP y de forma coordinada con la Dirección General o direcciones operativas, poder acceder a cualquier documento, persona u otra fuente de información existente en la organización. Todas las personas que están bajo el ámbito de dirección del Grupo CLEOP tiene la obligación de colaborar con el Compliance Officer cuando así se les requiera.

EL Compliance Officer observará en todo momento las obligaciones inherentes a su actividad, entre otras:

  • Confidencialidad: En su actuación mantendrá en todo momento la confidencialidad debida, tanto en cuanto a la documentación que gestione o a la que acceda, como en cuanto a la información personal que pueda conocer. Asimismo asegurará el debido respeto a la normativa de protección de datos de carácter personal.

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  • Profesionalidad: Por la especial sensibilidad de las funciones realizadas por el Compliance Officer, su actuación siempre se realizará bajo las premisas de proporcionalidad, análisis exhaustivo, buena fe y honradez, estando sujeto a las obligaciones contenidas en el Código Ético y de Conducta del Grupo CLEOP cuando entienda que pueda existir algún conflicto de interés en su intervención.
  • Indemnidad: El Compliance Officer velará para que ninguna persona que intervenga de buena fe en el Sistema de Cumplimiento Normativo del Grupo CLEOP pueda sufrir ningún tipo de represalia por ello. Si observara cualquier situación que, bajo su criterio, pudiera quebrantar esta indemnidad, dará inmediata cuenta tanto a la Comisión de Auditoría como al Comité de Ética.

6. Funciones

El Compliance Officer, como parte del Sistema de Cumplimiento Normativo del Grupo CLEOP, debe velar por la prevención de riesgos penales y por el adecuado cumplimiento normativo tanto de ámbito legal, como de carácter interno, dentro de este sistema. Sus funciones van encaminadas al asesoramiento y ayuda a toda la organización, al mantenimiento y mejora del propio sistema y a la gestión de los modelos y planes de prevención que, en cada empresa del Grupo CLEOP, corresponda.

Por tanto, el Compliance Officer se configura como un órgano preventivo, por lo que, dentro de sus objetivos no entran ni la fiscalización de la actividad de ninguna persona de esta organización, ni la adopción de medidas sancionadoras por ningún incumplimiento.

El Compliance Officer, como responsable de la gestión del Sistema de Cumplimiento Normativo del Grupo CLEOP, llevará a cabo las siguientes funciones:

  • Impulsar la difusión y puesta en marcha del Sistema de Cumplimiento Normativo del Grupo CLEOP, promoviendo aquellas acciones formativas que sean necesarias, tanto la formación inicial para nuevas incorporaciones, como la formación continua necesaria para el adecuado cumplimiento del mismo.
  • Fomentar la prevención para evitar cualquier actuación que pueda quebrantar la legalidad vigente, con especial atención a aquellas que puedan implicar responsabilidad directa para la organización y bajo la premisa de propugnar la política de "tolerancia cero" ante cualquier comportamiento ilícito, fraudulento o que falte a la integridad y ética profesionales.
  • Identificación de aquellas obligaciones en materia de cumplimiento normativo que afecten al Grupo CLEOP, con especial atención a los posibles riesgos penales en los que se pueda incurrir por nuestra actividad. Para ello, se analizarán actividades y procesos en los que se pueda incurrir en ilícitos penales o administrativos. Para esta función el Compliance Officer colaborará con las direcciones operativas, asesoría jurídica, auditorías interna o externa y cualquier otra persona de la organización que

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proceda, elaborándose la correspondiente matriz de riegos por cada empresa del Grupo CLEOP, que deberá ser revisada anualmente.

  • Preparación y propuesta de los distintos Modelos y Planes de Prevención de Riesgos Penales que correspondan en la organización, en los que se indicarán los correspondientes controles y auditorías que, en su aplicación, se deban realizar
  • Realización de las auditorías y controles que se establezcan en dichos modelos y planes que aseguren el debido control del cumplimiento normativo y de los riesgos derivados de su posible incumplimiento
  • Elaboración de los informes y reportes que, de acuerdo a lo especificado en los distintos Modelos y Planes de Prevención de cada empresa del Grupo CLEOP, correspondan, que serán trasladados a la Comisión de Auditoría y al Comité de Ética.
  • Asumir la responsabilidad del Sistema Interno de Información del Grupo CLEOP de acuerdo con lo especificado en el procedimiento del Sistema Interno de Información corporativo.
  • Tramitar, cumplimentar y gestionar toda aquella documentación e información que, en la ejecución del Sistema de Cumplimiento Normativo del Grupo CLEOP, pueda corresponder, siendo responsable de su tutela y custodia
  • Participar en el Comité de Ética del Grupo CLEOP y en cualquier otro comité o reunión que, por la materia tratada en el mismo, sea oportuna su presencia
  • Asesorar en materia de cumplimiento normativo o similar a cualquier persona o estamento relacionado con el Grupo CLEOP, en cualquiera de sus ámbitos (órgano de administración, alta dirección, personas trabajadoras de cualquier nivel, clientes, proveedores…)
  • En caso de constatarse algún incumplimiento relevante o grave, el Compliance Officer, de forma inmediata llevará a cabo las siguientes actuaciones:
    • Informar inmediatamente de la situación constatada al Comité de Ética del Grupo CLEOP
    • Instruir el correspondiente expediente de investigación, en el que se detallarán las actuaciones realizadas y que finalizará con la emisión de un informe en el que se contendrán la conclusión de lo actuado y las medidas correctivas que a su juicio puedan corresponder, del que se dará traslado al Comité de Ética para que adopte las disposiciones pertinentes.
  • El Compliance Officer elaborará una memoria anual en la que se recogerán los resultados de las ejecuciones de los distintos planes de prevención que, por cada empresa se haya realizado, así como las actuaciones, incidencias y resoluciones más

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significativas que, en materia de cumplimiento normativo, se hayan producido en el ejercicio anual. En esta misma memoria, el Compliance Officer, si así procede, propondrá las medidas correctivas o modificaciones que entienda adecuadas para el mejor funcionamiento del Sistema de Cumplimiento Normativo del Grupo CLEOP. El Compliance Officer dará traslado de esta memoria a la Comisión de Auditoría del Consejo de Administración y al Comité de Ética

7. Recursos

El Grupo CLEOP asegurará en todo momento los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del Sistema de Cumplimiento Normativo corporativo. En este caso, en lo que afecta al Compliance Officer, se garantizan los siguientes recursos:

  • Coste laboral de la persona responsable del Compliance Officer
  • Equipos informáticos y telefónicos asignados al Compliance Officer
  • Materiales y elementos necesarios para la realización de las funciones del Compliance Officer
  • Se asignará una dotación presupuestaria para cubrir los posibles gastos que, por causas sobrevenidas, se puedan generar (asesoramiento legal o de expertos, etc.).

El Compliance Officer será responsable de la gestión de la dotación presupuestaria necesaria para su actividad ordinaria, pudiendo, cuando concurran especiales circunstancias sobrevenidas que puedan implicar consecuencias indeseadas para el Grupo CLEOP, previa petición a la Dirección General y aceptación de ésta, recurrir a la contratación de aquellos asesores legales, jurídicos, financieros o de cualquier otro ámbito o solicitar aquellas actuaciones o lo que en su caso pueda proceder.

8. Aprobación y Revisión

A propuesta de la Comisión de Auditoría, el Consejo de Administración, en su reunión del 18 de diciembre de 2023, aprobó el presente Reglamento del Órgano de Cumplimiento del Grupo CLEOP, por lo que, a partir de dicho día, se produjo su entrada en vigor.

Con independencia a su vigencia, el presente procedimiento podrá ser revisado como consecuencia de alguna de las siguientes situaciones:

  • Por modificaciones de la normativa de aplicación que contradigan o afecten a todo o parte de su contenido
  • Para corregir aquellas deficiencias o incorrecciones que, como resultado de la evaluación del Sistema de Cumplimiento Normativo del Grupo CLEOP, pueda corresponder
  • Por decisión estratégica del órgano de administración, bien por propuesta del Comité de Ética del Grupo CLEOP, bien de forma autónoma.

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CLEOP - Compañía Levantina de Edificación y Obras Públicas SA published this content on 20 December 2023 and is solely responsible for the information contained therein. Distributed by Public, unedited and unaltered, on 20 December 2023 17:25:39 UTC.