Compañía de Minas Buenaventura A : Administración del Maestro de Proveedores

20

23

Administración del Maestro

de Proveedores

SISTEMA INTEGRADO BUENAVENTURA

ADMINISTRACIÓN DEL MAESTRO DE PROVEEDORES

P-COR-LO-01.01

CORPORATIVO

Versión 05	Pág. 1 de 22

1.0 OBJETIVO

Establecer lineamientos para la aplicación de los procedimientos que regulan el proceso metodológico de evaluación e identificación de proveedores que cuenten con capacidades operativas y financieras para el abastecimiento de Bienes y Servicios. Asimismo, se regula el procedimiento para dar de baja a aquellos proveedores que puedan ser un riesgo para las operaciones.

2.0 ALCANCE

Este procedimiento es aplicable en todas las actividades, procesos e instalaciones administradas por Buenaventura, así como a todos sus Contratistas y visitantes.

3.0 DEFINICIONES Abreviaturas:

• ERP: Enterprise Resource Planning, (Software integrado para el planeamiento de recursos).
• ESG: Environmental, Social and Governance
• OFAC: Oficina de control de Activos Extranjeros de Estados Unidos.
• PEP: Personas Políticamente Expuestas.
• SAP: Systems, Applications, Products in Data Processing

Baja de Proveedor:

• Cambio de condición del Proveedor en el Maestro de Proveedores de "Activo" a "Inactivo", que impide generar cualquier transacción con dicho proveedor.

Empresa:

• Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. y/o subsidiarias.

Homologación:

• Es el proceso de evaluación integral estandarizada de los proveedores de BVN. Esta evaluación abarca aspectos como capacidades operativas, de seguridad, salud ocupacional, cuidado del medio ambiente, responsabilidad social y respaldo financiero, entre otros puntos.

Ingreso de Proveedores:

• Registro del Proveedor al Maestro de Proveedores con condición de "Activo" que permite generar transacciones de abastecimiento de Bienes y Servicios.

Lista de proveedores Inhabilitados (Lista Negra):

• Corresponde al registro de los proveedores que hayan cometido faltas graves en perjuicio de la Empresa, tales como: deshonestidad, fraude, estafa, sobornos, falsificación o adulteración de documentos. Estos proveedores son dados de baja permanentemente en el sistema de la Empresa. Se incluyen a los proveedores que se encuentran observados por Ética y por las áreas de Legal, Auditoría y Cumplimiento, y que indican que debe ser registrado en dicha lista a su solicitud. El Analista de procesos logísticos registra y administra la lista de proveedores inhabilitados en el Maestro de Proveedores de SAP.

______________________________________________________________________________________________________________________________

Este documento no se encuentra controlado en formato físico, la persona que requiera consultar este documento debe asegurarse que se encuentre en la

última versión, para acceder a la última versión ingresar a www.buenaventura.com.pe.

SISTEMA INTEGRADO BUENAVENTURA

ADMINISTRACIÓN DEL MAESTRO DE PROVEEDORES

P-COR-LO-01.01

CORPORATIVO

Versión 05	Pág. 2 de 22

Maestro de Proveedores:

• Módulo en el SAP (MM) donde se cuenta con información de los proveedores que suministran bienes o servicios a la Empresa. Esta información se almacena en los registros maestros de proveedores individuales. Un registro maestro de proveedor contiene el nombre y dirección del proveedor, moneda utilizada en la gestión de pedidos del proveedor, condiciones de pago, contacto de ventas, entre otros.

Operación inusual:

• Operación realizada de forma aislada que se desvía de los usos y prácticas de mercado.

Proveedor

• Persona natural o jurídica que abastece de bienes o servicios a través de pedidos de compras, pedidos de servicios, contratos de abastecimientos y/o contratos de servicios.

Proveedor Crítico:

• Se califica como Proveedor Crítico a todas aquellas empresas que de acuerdo con la naturaleza de las actividades que brindan y al riesgo que éstas representan, pueden generar un impacto material en la operatividad de las actividades principales de la Empresa.

Proveedor Activo:

• Proveedor ingresado en el Maestro de Proveedores en calidad de "activo", al cual se le pueden emitir pedidos de compras de bienes y/o servicios.

Proveedor Crítico OEA:

• Se califica como Proveedor Crítico OEA a todos aquellos que intervengan en los siguientes procesos: (i) gestión, coordinación y ejecución de servicios aduaneros y logísticos vinculados en la operación de importación, (ii) servicios de vigilancia privada en las instalaciones de la Sede Begonias y Campoy de la Empresa., (iii) Servicio de archivo/almacenamiento documentario referido a documentación aduanera, (iv) Participación y/o ejecución de homologación externa de proveedores. Los proveedores críticos OEA siguen cada uno de los lineamientos y desarrollos descritos en el presente procedimiento.

Proveedor Sensible:

• Proveedor identificado como sensible a riesgos de Lavado de Activos (LA) y Financiamiento del Terrorismo (FT), Corrupción de funcionarios o aquel que cumpla con alguno de los criterios indicados en el numeral 5.4.

Señal de Alerta:

• Cualquier señal o indicio de una operación inusual o de la intervención de personas vinculadas a situaciones o actividades relacionadas al lavado de activos, financiamiento de terrorismo o ilegales, u otra condición de riesgo como de Seguridad y Medio Ambiente o riesgo reputacional. También incluyen los riesgos financieros.

Servicios:

• Actividades intangibles que producen un hecho, un desempeño o esfuerzo destinado a satisfacer las necesidades operativas y/o administrativas de la Empresa.

______________________________________________________________________________________________________________________________

Este documento no se encuentra controlado en formato físico, la persona que requiera consultar este documento debe asegurarse que se encuentre en la

última versión, para acceder a la última versión ingresar a www.buenaventura.com.pe.

SISTEMA INTEGRADO BUENAVENTURA

ADMINISTRACIÓN DEL MAESTRO DE PROVEEDORES

P-COR-LO-01.01

CORPORATIVO

Versión 05	Pág. 3 de 22

4.0 RESPONSABLES / RESPONSABILIDADES

Administrador de Contratos / Analista de Contratos / Coordinador de Compras de Bienes regulares / Analista de Compras de Bienes regulares / Coordinador de Compras estratégicas

• Buscar y contactar posibles proveedores para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos.
• Liderar el proceso de adquisición de bienes o servicios.
• Evaluar el desempeño de los proveedores.
• Derivar al posible proveedor al Portal de Proveedores de la Empresa para que pueda pasar la evaluación de registro de proveedores.
• Entregar información solicitada por el Analista de Procesos logísticos.

Analista de Procesos Logísticos

• Verificar y hacer seguimiento que los proveedores presenten la información y documentación solicitada para la evaluación e ingreso del posible proveedor en el Maestro de Proveedores.
• Realizar la evaluación inicial de proveedores, en base la información suministrada por el proveedor y a los reportes de riesgo emitidos por las distintas centrales, previo a su ingreso en el Maestro de Proveedores.
• Actualizar el registro de Maestro de Proveedores, mediante el ingreso de nuevos proveedores, suspensiones, inhabilitación o modificaciones de los datos del proveedor.
• Coordinar directamente con el área de Cumplimiento para realizar evaluaciones de riesgo, entre otros.
• Supervisar y velar por el cumplimiento del presente procedimiento.

Coordinador de cumplimiento:

• Emitir los memorándums de Debida Diligencia y solicitar las aprobaciones de dichos documentos.
• Comunicar al Analista de Procesos Logísticos el resultado de la evaluación del proveedor e indicar el nivel de riesgo de acuerdo a sus procedimientos.
• Coordinar con el proveedor en caso de requerir información adicional.

Coordinador de Procesos Logísticos

• Aprobar el registro de los proveedores de Bienes y/o Servicios que sean calificados como No sensibles y con riesgo Bajo
• Supervisar y velar por el cumplimiento del presente procedimiento.

Jefe de Compras Regulares / Jefe de Compras Estratégicas / Jefe de Contratos Servicios Regulares / Jefe de Contratos Servicios Estratégicos

• Validar y solicitar, al área de Procesos Logísticos, el inicio de la evaluación de nuevos proveedores.

Director de Compras de Materiales y Activos / Director de Compra de Servicios y Adm. Contratos

• Aprobar el registro de proveedores sensibles de Bienes y/o Servicios.
• Solicitar el registro de un proveedor en la Lista de proveedores inhabilitados (Lista Negra) o la baja de algún proveedor.
• Capacitar a los compradores, sobre la importancia de la evaluación de proveedores en aspectos Ambientales, Sociales y de Gobernanza, ya que son criterios considerados en la toma de decisiones.
• Velar por el cumplimiento del presente procedimiento.

______________________________________________________________________________________________________________________________

Este documento no se encuentra controlado en formato físico, la persona que requiera consultar este documento debe asegurarse que se encuentre en la

última versión, para acceder a la última versión ingresar a www.buenaventura.com.pe.

SISTEMA INTEGRADO BUENAVENTURA

ADMINISTRACIÓN DEL MAESTRO DE PROVEEDORES

P-COR-LO-01.01

CORPORATIVO

Versión 05	Pág. 4 de 22

Director legal:

• Comunicar a la Gerencia de logística, sobre denuncias que requieran la inhabilitación del Proveedor en el Maestro de Proveedores.

Gerente de cumplimiento:

• Definir la estrategia y vigila el cumplimiento de la Política Anti-Corrupción de la Empresa.
• Comunicar a la Gerencia de logística, sobre denuncias que requieran la inhabilitación del Proveedor en el Maestro de Proveedores.
• Validar los Memorándum de Debidas Diligencias.

Gerente de Auditoria:

• Comunicar a la Gerencia de logística, sobre denuncias que requieran la inhabilitación del Proveedor en el Maestro de Proveedores.

Gerente de Logística

• Aprobar el registro, inactivación o activación de los proveedores sensibles en el Maestro de Proveedores.
• Aprobar el registro de proveedores en la "Lista de proveedores Inhabilitados" (Lista Negra) o la baja de algún proveedor.
• Velar por el cumplimiento del presente procedimiento.

5.0 PROCEDIMIENTO

5.1 Aspectos Generales

• El presente procedimiento está dirigido a proveedores cuyo proceso de adquisición del bien o servicio se tramita por el área de logística. No están incluidos las evaluaciones de proveedores que son registrados por otras áreas y cuyos registros se utilizan para:

1. Caja Chica

• 1. Rendición de gastos o Empleados
     o Accionistas
     o Compra de terrenos o Temas legales
• Los proveedores son evaluados en dos etapas: i) Antes del inicio de la contratación, para poder validar su registro en el Maestro de Proveedores (detallado en el presente procedimiento) y ii) Durante la contratación, detallado en el procedimiento P-COR-LO-01-02 "Evaluación de desempeño de Proveedores".
• Asimismo, como parte de nuestra evaluación de riesgos, identificamos a los proveedores que tienen una alta probabilidad de causar un impacto adverso en nuestra organización. Para esto, realizamos un proceso de homologación, mediante una empresa homologadora, el cual tiene como finalidad ejecutar una evaluación integral considerando criterios ESG.
• Los proveedores que muestren interés en establecer relaciones comerciales con la Empresa deben contactarse con el área Logística por medio del Portal de Proveedores de Buenaventura. (www.buenaventura.com)

______________________________________________________________________________________________________________________________

Este documento no se encuentra controlado en formato físico, la persona que requiera consultar este documento debe asegurarse que se encuentre en la

última versión, para acceder a la última versión ingresar a www.buenaventura.com.pe.